Une marque de barres nutritives accélère ses commandes sur Amazon par l'EDI

Buddha Brands, un fabricant et distributeur de barres nutritives et de boissons à base de plantes sans OGM, adopte une nouvelle approche pour traiter les commandes d'Amazon et de ses autres revendeurs. En plus d'Amazon et de Whole Foods, Buddha Brands vend dans des milliers de points de vente et de magasins en ligne en Amérique du Nord chez des marchands tels que Costco, HEB, Meijer, Wegmans, Loblaws Sobeys et le distributeur alimentaire UNFI.

Buddha Brands, basée à Montréal, a connu une croissance considérable au cours de la dernière décennie. Cependant, pour maintenir son succès, réduire la saisie manuelle des données et permettre aux employés de se concentrer sur les fonctions à valeur ajoutée, l'entreprise avait besoin d'une intégration plus robuste entre sa solution d'échange de données informatisées (#EDI) et son système de planification des ressources d'entreprise (#ERP).

Une nouvelle façon d'intégrer son système ERP avec Amazon a simplifié la façon dont Buddha Brands traite les commandes reçues via la marketplace où la marque est présente en tant que vendeur tiers via Amazon Seller Central.

L'entreprise comme de nombreux vendeurs sur Amazon, déplaçait manuellement les données des commande et d'inventaire entre son compte Amazon et son ERP NetSuite d'Oracle. Désormais, Buddha automatise le mouvement des données de commande entre Amazon et NetSuite, mais aussi entre l'ERP et les grandes chaînes telles que HEB, Whole Foods Market, Thrive Market ou NaturaMarket et d'autres.

Le fabricant peut désormais rationaliser et accélérer la façon dont il reçoit et traite les commandes d'autres détaillants aux États-Unis et au Canada via EDI.

Le nouveau système d'intégration basé sur le Web rend le canal Amazon globalement plus rentable. Nous avons pu traiter les commandes sur Amazon sans ajouter de ressources supplémentaires pour gérer le flux des commandes», déclare Johanne Pilon, responsable de la chaîne d'approvisionnement de Buddha.

De nombreux grands détaillants s'attendent, ou même exigent, que leurs fournisseurs se connectent avec eux via EDI en utilisant un formatage de message standard. Pour certaines entreprises, cependant, l'intégration des capacités EDI avec leurs autres systèmes financiers et d'exploitation s'avère difficile. Certaines implémentations ne réussissent que partiellement.

L'EDI, en théorie, rationalise les communications entre les entreprises, les aidant à tirer parti des opportunités de croissance sans avoir à ajouter continuellement du personnel. Mais, «bien que les gens suggèrent que l'EDI soit un protocole standard, tout le monde l'utilise différemment», déclare Ross Elliott, chef de la stratégie de TrueCommerce, une solution logicielle omnicanale de gestion des inventaires et d'exécution des commandes. Il donne un exemple: le délai de paiement de "net 30" peut également être écrit comme "n30" ou "net30", entre autres variations. Ces petites différences peuvent faire des ravages avec l'automatisation que l'EDI tente de réaliser.

Pour compenser la myriade de façons dont différentes entreprises peuvent nommer le même processus et pour transmettre avec précision les informations EDI aux entreprises qui l'utilisent, trois étapes doivent souvent se produire: transporter, transformer et traduire.

1. Le système doit déplacer ou transporter des informations entre deux entreprises, dans ce cas, Buddha Brands et ses clients.
2. Il doit être en mesure de transformer le type de document du client en type de document requis par les systèmes ERP des entreprises.
3. Le système peut également avoir besoin de traduire le contenu pour s'assurer, comme dans l'exemple ci-dessus, que les termes sont dans un format commun.

Pendant plusieurs années, Buddha Brands travaillait avec un autre fournisseur EDI pour intégrer sa solution EDI et automatiser la saisie des commandes, la facturation et les processus associés. Les utilisateurs souhaitaient également se connecter via EDI avec les partenaires logistiques tiers (3PL) afin qu'ils puissent recevoir, traiter et expédier plus rapidement les commandes.

Leurs efforts n'ont pas porté leurs fruits. C'était en partie parce que l'intégration était complexe; la solution choisie devait gérer plusieurs types de taxes ainsi que des frais de recyclage et de dépôt, entre autres frais. De plus, la société «manquait de conseils et d'aide appropriés au projet pour aller de l'avant», explique Johanne Pilon, la responsable de la chaîne d'approvisionnement de Buddha.

Pilon a commencé à explorer d'autres fournisseurs EDI qui avaient de l'expérience avec NetSuite, la solution ERP de l'entreprise. Pour évaluer les partenaires potentiels, elle leur a demandé d'examiner une gamme de scénarios de coûts et de calculs fiscaux et d'expliquer comment leurs systèmes les géreraient. TrueCommerce "me revenait toujours avec un consultant qui savait exactement de quoi je parlais et qui pouvait y arriver", dit-elle.

«Notre slogan est 'faire des affaires dans tous les sens'», déclare Elliott. TrueCommerce, basé en Pennsylvanie, se concentre sur la connexion des entreprises sur plus de 100 canaux et partenaires. Cela inclut les places de marché comme Amazon, eBay et Walmart aux principales plate-formes de e-commerce telles que Shopify et Magento, ainsi que des dizaines de solutions ERP. L'objectif est une «approche à un seul tuyau», explique Elliott, afin que les entreprises n'aient pas besoin de plusieurs fournisseurs pour établir des connexions.

Bien que TrueCommerce travaille avec des entreprises de toutes tailles, sa cible est celles dont les revenus annuels se situent entre 10 et 500 millions de dollars.

La rapidité et la précision de la réception des commandes et EDI devaient permettre à Buddha Brands d'augmenter ses propres niveaux de service de traitement des commandes. Le fabricant a pu mettre en œuvre sa plate-forme EDI pour accélérer le traitement des commandes grâce à l’automatisation et garantir que ses systèmes commerciaux parlaient le même langage que les systèmes de ses clients.

Le plan initial consistait à intégrer initialement environ 13 clients sur sa plate-forme EDI, avec d'autres à suivre plus tard, et à connecter la plate-forme à son système ERP afin que les informations commerciales clés telles que les bons de commande, les factures et les avis d'expédition anticipés puissent circuler entre les deux systèmes.

Mais deux ans après le déploiement de son ERP, le fabricant avait encore du mal à connecter les deux systèmes. Par conséquent, le personnel du support client passait plus de temps à saisir des informations dans le système ERP qu'à fournir un service client.

Auparavant, les employés téléchargeaient les informations des bons de commande à partir de la solution EDI et devaient ensuite saisir les mêmes données dans le système ERP de l'entreprise. «C'était une double saisie de données et ce n'était pas efficace», explique Johanne Pilon. Au fil du temps, ces inefficacités entravaient la trajectoire de croissance de Buddha Brands.

En outre, la saisie manuelle des données dans son ERP était un processus inefficace et sujet aux erreurs qui retardait la visibilité des commandes dans NetSuite et empêchait l'entreprise de se connecter à ses prestataires logistiques tiers (3PL) via son réseau EDI, ce qui par la suite ralentissait l'envoi des commandes.

«Nous travaillions entre deux systèmes disparates, ce qui signifiait que les commandes entrantes n'étaient pas immédiatement visibles dans NetSuite à des fins d'expédition et de planification», explique Pilon. «Nous avions besoin d'une solution EDI qui éliminerait toutes les tâches sans valeur ajoutée que nous effectuions autour de la saisie des commandes et de la facturation pour notre ERP. Nous voulions également nous connecter avec nos partenaires 3PL via EDI afin de pouvoir expédier les commandes et les traiter plus rapidement.» ajoute t-elle.

Étant donné que toutes les plate-formes EDI n'ont pas une compatibilité ERP intégrée, les entreprises se tournent vers leur fournisseur EDI ou un développeur de logiciels tiers pour unifier les canaux, éviter les doubles saisies de données et remédier aux pertes de productivité afin d'aider les utilisateurs à se concentrer sur l'expérience client et à suivre le rythme des attentes des parties prenantes.

Incapable de recevoir le support dont il avait besoin de la part de son ancien fournisseur EDI, pour connecter les deux systèmes, Buddha Brands a déployé la solution EDI intégrée de TrueCommerce pour NetSuite ERP.

L'un des défis auxquels Buddha Brands a été confronté avec sa plate-forme EDI héritée était l'incapacité de transférer des données de commande complexes vers son ERP, comme la taxe de vente, qui peut varier en fonction du poids et de la taille de l'article expédié et des règles fiscales différentes dans chaque Province du Canada et Etats américain. Bouddha a également dû faire face aux frais d'entrepôt et de recyclage, ainsi qu'aux indemnités promotionnelles et aux dommages et intérêts. «Notre ancien fournisseur EDI n'a jamais été en mesure de mapper ces données sur notre ERP», explique Pilon. «Nous avons fini par le saisir manuellement, et c'était un processus sujet aux erreurs. Désormais, nous pouvons automatiquement inclure les taxes et les frais sur les factures», ajoute t-elle.

Dans le cadre de ses critères de sélection d'une nouvelle plate-forme EDI, Buddha Brands a recherché un fournisseur qui pourrait rendre la nouvelle plate-forme rapidement opérationnelle.

Une fois que Buddha Brands et TrueCommerce ont décidé de travailler ensemble, Pilon a fixé un délai de trois mois pour la première mise en œuvre EDI. C'était un objectif ambitieux, mais les deux sociétés ont pu convertir un entrepôt à Langley, en Colombie-Britannique, dans les délais prévus. «Le système est entièrement intégré et fonctionne comme une horloge», déclare Pilon.

Une des clés du succès de la mise en œuvre était des tests complets. «Nous avons testé chaque transaction avec tous les scénarios auxquels nous pouvions penser», explique Pilon, "y compris des erreurs telles que des pénuries et des excédents".

Désormais, lorsqu'un bon de commande arrive, Buddha Brands en vérifie l'exactitude et l'approuve. Ensuite, il est automatiquement reconnu et expédié à l'entrepôt. Une fois la commande expédiée, l'entrepôt envoie aux employés le bon de chargement (B/L) ou les documents d'expédition, qui sont renseignés avec les informations d'expédition de la commande, telles que le numéro de lot et la quantité. La commande passe à un document de traitement des articles ou d'expédition, avec un préavis d'expédition envoyé automatiquement au client. Après cela, le client est facturé. En outre, Buddha Brands reçoit des conseils et des prévisions de crédit et de versement de la part de certains clients. L'automatisation fait gagner du temps. «Tout est sans contact», dit Pilon.

Étant donné que la plupart de nos principaux clients utilisent l'EDI, les commandes et tous les documents connexes arrivent automatiquement et nous ne passons plus de temps à saisir les commandes ou à faire des notifications d'expédition longues et manuelles», explique Pilon.

"Depuis la mise en œuvre de TrueCommerce EDI en 2019, Buddha Brands a augmenté le volume de commandes parmi les nouveaux clients, ainsi que le nombre de commandes par client, sans avoir à embaucher du personnel supplémentaire pour gérer les tâches administratives associées à ces augmentations", explique Pilon, sans être plus précise. Dans l'ensemble, la saisie de données ou l'envoi de tickets de prélèvement par email pour la répartition, a diminué. En conséquence, certains employés ont pu passer à d'autres tâches qu'ils trouvent plus stimulantes, ce qui leur a remonté le moral.

La capacité de faire passer les gens de la saisie manuelle des données et d'autres tâches sans valeur ajoutée au travail intellectuel est vraiment ce qu'est le retour sur investissement de TrueCommerce. Même avec notre volume de ventes croissant, mon équipe est en mesure d'être plus efficace et de se concentrer sur ce qui compte vraiment», déclare Pilon

Aujourd'hui, 70% des commandes transitent par la plateforme EDI de Buddha Brands. Au cours de la dernière année, ce volume a augmenté de 30%. En outre, la société a connecté trois autres clients, un autre entrepôt et l'un de ses partenaires 3PL à son réseau EDI après avoir terminé sa première vague d'intégration.

L'approche pédagogique adoptée par les consultants TrueCommerce a également été la clé du succès de la solution. Par exemple, TrueCommerce a montré aux équipes de la supply chain de Buddha le fonctionnement de la base de données EDI, leur permettant d'intégrer les futurs changements de prix ou de taxes sans avoir à engager un tiers. "Vous devenez beaucoup plus indépendant et bien mieux informé sur la technologie que vous utilisez", déclare Pilon.

Pilon ajoute que le partenariat avec Amazon n'aurait pas été possible sans une solide intégration EDI qui réduit la saisie de données. En l'absence d'une intégration EDI efficace, la société aurait probablement dû augmenter ses effectifs pour traiter manuellement les commandes.

Buddha Brands est désormais en mesure de gérer ces commandes par exception au sein de NetSuite. La solution EDI fonctionne plus ou moins seule et en arrière-plan. Les commandes entrantes sont instantanément visibles dans NetSuite, ce qui facilite l'expédition et la planification.

L'ajout du module de planification de TrueCommerce a permis d'automatiser l'importation et l'exportation des transactions EDI vers son système ERP à des moments prédéterminés, ce qui a encore amélioré l'efficacité opérationnelle. Par exemple, les collaborateurs peuvent utiliser le planificateur pour localiser toutes les commandes qui ont été exécutées mais pour lesquelles aucune facture n'a été générée, puis définir l'heure de la journée à laquelle ces rapports doivent être disponibles.

L'entreprise a également pu réduire certains frais de traitement des commandes externes. Auparavant, certains clients imposaient des pénalités si l'entreprise ne pouvait pas confirmer les commandes dans les 24 heures. Aujourd'hui, bon nombre de ces frais ont été éliminés car de nombreuses commandes, accompagnées de la documentation à l'appui, entrent automatiquement dans les systèmes d'information. Les employés n'ont plus besoin de saisir des commandes pour remplir des avis d'expédition manuels et longs.

Tout aussi important, lorsque Buddha Brands ajoute un client qui a besoin de capacités EDI, l'équipe peut répondre à cette exigence sans mettre à rude épreuve les fonctions de traitement des commandes et de logistique. Ceci est essentiel, étant donné le rythme auquel la marque lance ses produits et recrute de nouveaux clients.

Avec ses plateformes EDI et ERP connectées, les équipes de la société ne pourraient imaginer retourner à l'ancienne solution.

À la fin de la journée, vous oubliez l'EDI. Nous pouvons gérer notre intégration et nos commandes par exception au sein de NetSuite. L'EDI reste en arrière-plan jusqu'à ce que nous ayons besoin d'apporter une modification», dit Pilon

Buddha Brands prévoit de convertir rapidement deux autres entrepôts en Californie et à Toronto avec la solution TrueCommerce.

Sources: TrueCommerce  | Digital Commerce 360 | InboundLogistics